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日销100~500单的中小卖家仓库如何管理,如何快速提升仓库的发货能力和管理水平?
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日均100单(非虚拟类目),对于卖家来讲是一个网售运营节点。这不仅表示卖家已经熟悉网购运营的方法,更意味着此时将迎来一个发展黄金期。

  在这一时期中,大多数卖家必须面临产品结构优化、团队扩张、推广增强等问题。与飞速业绩增长伴随而来的是,DSR的同步下降。为避免这一硬伤,提升仓库的发货能力和管理水平,有助于提升购物体验从而获得买家的好感,抵消其它的不满,来维护店铺信誉。

  通过跟踪访问10家中小卖家发现,日常订单100单以下的,往往能够通过人力因素管理好库存,操作好发货。超过日均100单的卖家,特别是在不可预知的促销来临时,会出现因打印机抽风、面单换错、系统出错、库存不足、操作人员疏忽等发不出货或漏发货的状况。总结原因集中在两点:一是人员配置不足,二是仓库管理和发货无明确的规章流程和应急机制。

  对此,列举出中小卖家仓库常见的五大方面的问题,尤其适用于日销100~500单的中小卖家。
 Step 1、人员分工,灵活调配

  为保障有序发货,首先是建立起流程,而流程的重中之中,是相应的人员配置,因此大多数人员不齐的情况下需做到灵活调配,可适当根据人员情况身兼多职,以确保流程。

  1.基本方案:配置4人,满足基本需求,人员工作饱合,流程顺畅。

  2.仓库主管:1名。精通仓库管理,熟悉淘宝订单流程和发货各个环节,负责更新库存到系统,组织盘点,审核报损,建立和监控流程,打印条形码。日常工作主要是单据处理,统计报表,以及在必要时协助其它人员。

  3.订单处理:1名。审单,打单,查件(对接客服,一般是跟踪发货进度,换货、问题件和疑难件等查询追踪)、处理退换货。

  4.发货员:2名,共同负责理货、配货、打包。

  Step 2、硬件配置,物尽其用

  配置恰到好处、物尽其用的软件和硬件。

  1.合适的仓库布局。根据商品包装大小、商品热卖程度,扩展性和大小库位相结合,合理利用空间来确定库位分区、通风性、工作区、通道等。

  2.必要的设备。包括但不仅限于4台电脑、多功能验货发货工作台、对应的验货设备、条码采集器、条码扫描器、电商ERP系统、打印机两台EPSON LQ730K、包装袋、整理工具、打包工具、起重工具、条码打印机以及对应的各类纸质耗材。

  Step 3、入仓理货,步步为营

  实际上,入仓工作包含质检和理货,按以下两步走。

  1.入仓质检。包括样板和大货质检。建立专门的样板阵列区。采购人员应在入仓货品(俗称大货)到达仓库前送达映像板(通常指最后生产和上架销售的样板,用于提前拍照图片的),并在收到样板时通过系统中的商品资料核对,一般是对照图片,和规格细节,颜色,尺寸等,确保样品无误。大货到时,清点收货总量及明细。

  目标:A.避免发货员不熟悉货品导致发错货,特别是部分外观相似的产品。

  B.降低退款率。

  Tips:退款率:由不想买了(未发货),七天无理由、发错货、延迟发货、次品等原因构成。如某公司要求退款率≦3%,那么发错货和次品各允许出现的范围是月均≦0.5%。卖家可根据退款率构成,算出各种因素的估值,来设定一个合理的考核值。

  2.入仓理货。总数无误后入仓,接下来工作是仔细验货和上架。

  (1)验货。根据发货需求,首先查验急需发货商品,其次是根据工作时间灵活协调验货数量。验货可由3~4人操作,按拆包、验货、贴条码、挂吊牌、次品标注、成品打包、成品统计和上架等环节。服装类产品一般是验色差、对称度、材质、车工、印染等,一些类目需验成分和重量,或使用有效性等,每个行业都有对应的一套规则和设备,部分公司需要财务部门派会计参与。另部分条件成熟的卖家可将此工作前移到工厂,对产品有信心者可抽检。根据采购人员或者供应商提供的信息,由仓库主管,打印相应数量的条形码,准备相应的吊牌、包装袋等。必须严格按照SKU或者SPU的概念来管理商品,即首先需要商品资料管理系统,一般由ERP软件和条形码系统构成,其次各个环节需严格按照条码进行作业,无条码不入仓,无条码不出库。

  (2)上架。一是将成品置入指定库位;二是将验货表,成品部分更新到系统和手工报表;三是将次品进行厂退;四是将验货中的问题及时反馈到商品部门。

  附注:此环节对应的硬件配置详解。

  A.标准流水线验货台,根据不同类目需求配备验钉机,色差灯,线头处理工具,问题标签,毛刷,包装袋等,验货台还可设置为多功能工作台,兼具发货打包功能。

  B.库存量大,或者盘点人员少的仓库,为了提升效率和降低出错率,推荐使用PDA无线终端,2800元,通过直接扫描条码,导出条码统计库存,条件好的还可以采购带无线传输功能的采集器,直接和系统相连接。

  Step 4、库存管理,重在明细

  库存管理的原则是进出有单据、报表,一切档案整理入库。

  1.进出有单据。所有的入仓和出库必须对应发货单和明细,无论是正常发货,向外借货,退厂,报损,遗失,还是店长特批出货送礼等。每天收到的退货和换货,应填写相应单据,加上每天发出的快递单、发货单,按天整理好分类。建议购置类似超市储物柜来放置发递单和发货单,每天一格,共31格,下个月清理上个月,按月封存。另外15个柜按天放置退换货,定期处理,便于查询。

  2.报表提供明细。根据单据明细,在系统中自动或手工增减库存,另在手工EXCEL报表中进行手工增减,手工报表一般按SKU的格式,但要精确到最小单位如尺码,对应每月每天。下班时做到出入登记,设置好公式,即可查看某款某色某尺码的理论精确库存。说明:这个报表比系统更加精准,因为系统中会存在多店铺多订单库存和释放库存形成的动态数据。

  3.定期盘点。每月最后一个周末应组织一次盘点,或者在大促来临前盘点,盘点时因保持库存静态即不发货,最好在凌晨3~5点更新系统库存。如果有强烈的精准库存需求,首先是处理掉更新库存前的订单,打印出发货单,然后根据盘点库存减去发货明细,即为可更新库存,不过也只是理论上做到相对精准,比如退换货在途货品。总结:库存永远是一个动态数据,只要管理有序即可。

  4.网购仓库管理。任何一个仓库都需要5S,即Seiri(整理),Seiton(整顿),Seiso(清扫),Seiketsu(清洁)和Shitsuke(修养),因为我们没有向顾客解释的机会和获得谅解的可能。

  5.搞好和快递公司的关系。仓库主管要考虑尽量配合业务,做到更活,比如有些卖家需要做到每天两次收件,驻场收件,或者每天稍晚时间收件等。

  6.强度演练。电商公司仓库的必备项目。日销100单的卖家都做着日销千件万件的梦,当梦想变成现实的时候,往往准备不足留下许多遗憾,因此需要在仓库主管的领导下,多次演练,即将只有100单,只要按20人的流程准备得充分,就会起到效果。比如多人审单,多人打单如何分工,如何做到多人和非仓库人员配货等,还有一些突发情况,如面单数量、打印机准备、系统崩溃等应急预案。举例:某公司在经过多次演练之后,活动日当天销量10000件,根据营销部门的需要,临时增加20人发货,并为购买单件爆款的长三角地区买家优先发货,无差错。

  Step 5、拣货发货,熟能生巧

  通上前述,仓库发货的工作只是仓库工作的一部分,按照店铺和时间优先顺序,审核好订单,然后打印出发货单和配货单,配货打包即可完成发货工作,这个流程要相对简单一些,有以下3个要点。

  1.使用订单处理系统。多店整合库存和订单。
  2.日常订单、审单者须熟悉快递网点。基本每家网店都会选择一家快递签约以节省物流成本,但顾客对快递有个性化需求,除了营销部门应该有明确的政策之外,打单审单人员也应该熟知快递网点,按主签约和次约快递选择使用。举例有些打单人员为了简单,一次性用申通把所有订单都打印出来,对于申通不到的包裹,后期转件、退件、改发都造成时间、资金及顾客好感上的损失。前期要求打单人员熟知网点,达到熟练的状态后,效率很高。

  3.小件物品设置拣货篮。小件物品如化妆品和女装类容易出现配错货,多单混杂等,这种情况可配置拣货篮。打印面单结束后,分好单,拣货人员手拿快递单和发货单,拣好对应商品后全部放入一个篮子,避免混杂,比如有些雪纺袜,顾客容易买两件,如果配货员按叠拣货,打包时很容易拿错货,这样可有效避免人为出错。如果按流水线发货,最后一个环节按管家的条码扫描验货严格执行,那么也将有效降低出错率。

------该帖子于2015-5-7 11:45:14被作者编辑过------

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此贴写得很不错,对我们这种正从几十单迈向几百单的初级卖家来说,很有借鉴意义,能马上用得到,很感谢。
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日均100单?我连日均1单都没有做到过,唉!



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